Normes NF Z42 013 – ISO 14641-1
Assurer l’intégrité, la pérennité et la sécurité des éléments archivés

L’archivage électronique à valeur probatoire correspond à un nouveau défi pour toutes les entreprises : assurer aux documents numériques une valeur légale comme c’est le cas pour les documents papiers. Les normes NF Z42 013 et ISO 14641-1 énoncent un ensemble de spécifications de l'AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation, l'intégrité et la pérennité. Retour sur la norme et sa mise en œuvre avec la solution d’archivage électronique EverSuite Compliance.

Mêmes obligations légales pour les archives papiers et électroniques

La législation liée aux obligations légales d’archivage et de traçabilité ne distingue pas les archives papiers des archives électroniques. Or les risques liés à la non conservation des originaux sont les mêmes quelque soit le support du document original. Une reproduction des informations contenues dans ces fichiers sur des supports papiers ou sur des supports micrographiques ne remplace pas le document électronique original et ne donne pas une valeur légale au document imprimé.

Les documents originaux fixés sur support papier permettent d’envisager assez facilement la conservation sur quelques dizaines d’années sans trop de difficultés sous réserve d’utiliser une qualité de papier et d’encre suffisante, et des procédés de conservation maitrisés.

Qu’en est-il des fichiers créés électroniquement correspondant à des documents soumis aux évolutions technologiques de l’économie numérique et ayant les mêmes contraintes légales de conservation ?

Assurer la conservation des fichiers électroniques avec un SAE

Pour conserver sans faille et pendant plusieurs dizaines d’années ces fichiers, il est nécessaire de mettre en place des processus techniques et organisationnels capables de relever ce défi du temps électronique dont la capacité de vieillissement est de 10 à 15 fois plus rapide que celle du temps rationnel.

Le système d’archivage électronique – SAE - EverSuite Compliance, mis en œuvre d’une manière conforme aux normes AFNOR NF Z42 013 et ISO 14641-1, apporte la réponse pour conserver un fichier électronique plus de 20 ans tout en assurant son intégrité, sa sécurité et sa pérennité.

Des caractéristiques techniques conformes aux Normes NF Z42 013 et ISO 14641-1

Techniquement, les caractéristiques du SAE EverSuite Compliance reposent sur les recommandations des normes NF Z42 013 et ISO 14641-1, en termes de pérennité, de sécurité et d’intégrité des éléments archivés. Le SAE assure ainsi la preuve nécessaire de bonne gestion des archives électroniques sur des périodes de temps à priori incompatibles avec la vitesse te la cadence des évolutions technologiques.

Recommandation n°1 – Pérennité

  • Respect des formats pérennes : vérification de la pérennité des formats de fichiers versés ou générés par le SAE qui utilise des formats normalisés comme le PDF.

  • Migration des fichiers : gestion des processus maitrisés de migrations de format pour faire face à l’obsolescence dans le temps des normes.

  • Migration des supports : gestion de supports d’archivage permettant d’assurer l’intégrité des documents et processus maitrisés de migration des fichiers d’un type de support vers un autre lorsque le support devient obsolète.

  • Auditabilité du SAE : description du SAE dans un dossier technique NF Z42 013 / ISO 14641-1 et mécanisme de contrôle pour permettre à un auditeur de vérifier la conformité du SAE et anticiper les changements nécessaires pour faire face aux caractéristiques intrinsèque du vieillissement accéléré des technologies de l’économie numérique.

Recommandation n°2 – Sécurité & intégrité

  • Gestion de la traçabilité intégrant la séquentialisation des évènements, l’horodatage et le scellement des éléments de preuves.

  • Sécurisation de l’intégrité des documents archivés par des moyens techniques mis en œuvre via la gestion des empreintes numériques des fichiers et leur scellement par le SAE.

  • Archivage des journaux.

EVER TEAM est membre de la commision de normalisation "Applications pour l'archivage et la gestion du cycle de vie du document : AFNOR/CN 171".

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