Ministère de l'Enseignement Supérieur - Arabie Saoudite
Unifier le dossier étudiant électronique avec EverSuite

Le Ministère de l'Enseignement Supérieur saoudien (MOHE - www.mohe.gov.sa ) s'est associé à EVER TEAM Arabie saoudite, afin de mettre en place la plateforme de gestion de contenu EverSuite pour gérer l’ensemble des documents de ses 30 bureaux internationaux. Un projet stratégique et ambitieux visant à unifier le dossier électronique étudiant “Student e-Folder” à travers le monde et à intégrer une gestion électronique de document à l’ensemble des applications existantes au sein du Ministère.

Enjeux

Le gouvernement saoudien a lancé un vaste plan encourageant chaque administration à utiliser les technologies de l'information et de la communication pour rendre les services publics plus accessibles à leurs usagers et améliorer leur fonctionnement interne.

Le principal défi pour le Ministère de l’Enseignement Supérieur était de trouver une infrastructure ECM unifiée et intégrée en architecture orientée services permettant :

  • d’ajouter de manière transparente une gestion électronique de documents à l’ensemble de ses applications métiers critiques,
  • de proposer une numérisation et une publication de documents distribuées géographiquement dans tous les bureaux à travers le monde,
  • de fournir un dossier étudiant électronique normalisé consolidant des données structurées provenant du système d’information actuel et des données non structurées générées à travers les documents, formulaires, courriers électroniques et le multimédia.

La solution EverSuite

Le Ministère de l'Enseignement Supérieur a choisi l'infrastructure EverSuite pour sa force architecturale, sa modularité et son évolutivité. Le projet, novateur en Arabie Saoudite et plus globalement au Moyen Orient, porte sur trois principaux besoins.

1. Numérisation de masse et taxonomie

L'objectif est de construire une classification préétablie pour construire un plan de classement normalisant les catégories et sous-catégories des dossiers virtuels de chaque étudiant dans les 30 bureaux internationaux du Ministère.

En parallèle de la planification et du développement de la taxonomie des étudiants, le backlog des documents d'étudiants du siège du Ministère en Arabie Saoudite et des bureaux internationaux, est classé, numérisé, évalué par un contrôle qualité et chargé dans le référentiel documentaire EverSuite.

2. Gestion électronique de documents

L'architecture orientée service (SOA) d’EverSuite permet également d’intégrer n’importe quelles fonctionnalités ECM aux applications métiers critiques du Ministère. A titre d’exemple, l’interface utilisateur du Système d’Information Etudiant offre désormais des services et des connecteurs clés en main permettant aux cadres du Ministère de réaliser eux-même la numérisation, la reconnaissance automatique de caractères, la classification et la publication de tous les documents relatifs au dossier de l’élève tout en tenant compte des contraintes de sécurité imposés par le Ministère.

3. Un référentiel ECM robuste

EverSuite a été choisi suite à un benchmark poussé et une évaluation rigoureuse des plateformes ECM concurrentes Open Text, FileNet et Documentum pour les raisons techniques suivantes :

  • Conformité à la norme MOREQ/ISO14721 pour des référentiels documentaires sécurisés.
  • Solution évolutive supportant une volumétrie importante de documents.
  • Conformité à la norme CMIS permettant d’échanger des documents avec des référentiels externes.
  • Support complet pour ILM (Information Lifecycle Management) pour un stockage online, nearline et offline.
  • Solution full web, nativement arabisée, simple d’utilisation et  personalisable afin de s'adapter à la culture et aux habitudes de travail du Ministère.
  • Infrastructure ECM robuste et évolutive, en termes de volumétrie d'utilisateurs (licence ouverte), de nombre de bureaux distants (30) et d'architecture de déploiement pour servir les bureaux répartis géographiquement.

Du point de vue métier, les références clients d’EVER TEAM ont su faire la  différence comme la municipalité de Djeddah (22 000 000 documents et dématérialisation des processus métiers) ou le ministère de la Justice en Arabie saoudite (7 000 000 documents distribués à 18 juridictions différentes).

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