Cas client
MIF archive ses pièces comptables dans Dynamics NAV grâce à EverSuite SharePoint Edition

Enjeux

MIF, société financière de Family-office indépendante suisse, est présente sur de nombreux sites à travers le monde comme aux Etats-Unis, Moyen Orient, Europe… En tant qu’institution financière, MIF est soumise à des audits réguliers nécessitant de longues recherches et de coûteux transferts de documents entre la Suisse et les établissements locaux. C’est pourquoi la société a décidé au début de l’année 2009 d’optimiser l’efficacité du service financier, de garantir la traçabilité, de faciliter les procédures de contrôles internes et l’accès des dirigeants aux documents comptables en dématérialisant les pièces liées aux écritures.

Solution : EverSuite SharePoint Edition

MIF, ainsi que les sociétés du groupe auquel elle appartient utilisent pour la tenue de leur compte la solution Dynamics NAV de Microsoft. Pour atteindre ces objectifs, toutes les pièces comptables (échanges, relevés…) sont scannées puis stockées dans une application SharePoint grâce à la solution de gestion électronique de document EverSuite DMS SharePoint Edition. Les pièces comptables sont alors rattachées aux transactions comptables enregistrées dans Dynamics NAV.

Solsteam, le partenaire d’EVER TEAM en Suisse, a mis en place cette interface entre le système Microsoft Dynamics NAV et SharePoint. Toutes les pièces concernant l’exercice comptable précédent ont fait l’objet d’une reprise.

Le service financier assure en mode opérationnel la numérisation au fil de l’eau des pièces. Une fois les documents numérisés, ils sont identifiés par le code de la transaction attribué par Dynamics NAV à l’aide d’un code à barres. Ils sont ensuite chargés dans Microsoft Office SharePoint avec les informations en provenance du système comptable (numéro de compte, devise, montant, type de document, etc.) puis automatiquement classés sans aucune autre intervention manuelle.

Bénéfices : des pièces comptables dématérialisées accessibles

Le service comptable peut désormais consulter directement dans Dynamics NAV les pièces comptables en les affichant à partir des transactions auxquelles elles sont attachées.
De leur coté, les managers ayant accès à SharePoint peuvent consulter ces pièces, sans passer par le système comptable, en utilisant comme critère de recherche les informations qui ont été extraites du système comptable (numéro de compte, devise, montant, type de document, etc.). On peut également donner un accès aux auditeurs qui peuvent alors visualiser via un navigateur Internet, les documents comptables dont ils ont besoin pour conduire leur mission. Il n’est donc plus nécessaire d’entreprendre de longues recherches parmi les versions papiers des pièces comptables ni d’effectuer de coûteux envois à travers le monde.

A propos de M.I.F www.mif.ch

MIF est une société financière de Family-office indépendante. Etablie à Genève, depuis 12 ans, elle est spécialisée dans la consolidation financière pour les actifs privés et professionnels.

A propos de Solsteam www.solsteam.com

Solsteam, société de services informatiques établie à Genève depuis 2002, est le partenaire d’EVER TEAM en Suisse. Solsteam fournit des solutions et des services informatiques dans le domaine de la Gestion de Documents et de Contenus Electroniques. Les collaborateurs de Solsteam ont une solide expérience et une forte expertise dans ce domaine.

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