Intégrer Outlook et SharePoint
EverSuite for Outlook

EverSuite for Outlook permet de partager, exploiter et organiser les e-mails et leurs pièces jointes de la messagerie directement dans les bibliothèques SharePoint par simple glisser-déposer.
La pérennité et la traçabilité des e-mails importants sont ainsi assurées, tout en évitant d'encombrer les serveurs de messagerie par des duplications inutiles et coûteuses en espace de stockage.

Enjeux de l'intégration d'Outlook et SharePoint

L’e-mail, source majeure d’information au sein de l’entreprise,  reste trop souvent isolé dans la boîte aux lettres du collaborateur faute d’outil pour exploiter son contenu dans la GED. 
Grâce à une intégration transparente entre Outlook et SharePoint, EverSuite for Outlook décloisonne l’information stratégique répartie dans les messageries Outlook des utilisateurs.
EverSuite for Outlook facilite l’adoption de SharePoint à travers une interface intuitive, intégrée à Outlook, dont la simplicité d’utilisation permet de gagner du temps sans perturber les habitudes de travail. Les utilisateurs alimentent alors activement le système de gestion de contenu de l’organisation à travers leurs outils quotidiens.

Les bénéfices d'EverSuite for Outlook

  • Simplifier le dépôt et l’accès des e-mails à la GED SharePoint : jusqu’à 10 clics en moins !
  • Tirer parti de l’interface standard d’Outlook, environnement de travail connu et maîtrisé des collaborateurs, pour archiver et exploiter le contenu critique des e-mails
  • Exploiter et archiver les e-mails sans effort en respectant le plan de classement institutionnel à travers Outlook et SharePoint
  • Désengorger les boîtes aux lettres mail et rationaliser les espaces de stockage
  • Obtenir un retour sur investissement rapide grâce aux gains de productivité, de stockage et à la simplicité de déploiement.

Glisser-Déposer les e-mails et pièces jointes d’Outlook dans SharePoint

La solution EverSuite for Outlook s’intègre au sein de la fenêtre principale d'Outlook, ce qui rend son utilisation simple et intuitive pour tout collaborateur. Quel que soit leur format (Office, PDF, AutoCAD, son, image, vidéo, etc.), les fichiers joints comme les e-mails peuvent, par un simple glisser-déposer, être intégrés dans les dossiers des bibliothèques SharePoint.
EverSuite for Outlook permet de renseigner les métadonnées des documents automatiquement ou manuellement. De plus, son moteur de règles d’intégration paramétrable des e-mails contribue à éviter les éventuelles erreurs de manipulation. Enfin, le système assure une gestion dynamique des versions des documents.

  • Glisser-déposer les e-mails et fichiers joints à partir d’Outlook dans des bibliothèques SharePoint : jusqu’à 10 clics en moins
  • Classer automatiquement (ou non) les messages envoyés en fonction des bibliothèques SharePoint (client, projet, dossier, affaire, chantier, contrat, etc.)
  • Pré-renseigner les champs d’indexation (émetteur, récepteur, date, objet) lors du classement d’un email, ce qui garantit un classement rigoureux et des résultats de requête pertinents
  • Gérer les versions mineures et majeures des documents

Emailer les documents de SharePoint directement depuis Outlook

Les collaborateurs pourront proposer des contributions et accéder à des informations de SharePoint directement depuis Outlook.

  • Emailer directement sous forme de pièce jointe ou de lien les documents archivés dans SharePoint
  • Accéder rapidement aux dossiers et documents favoris : personnalisation du classement par utilisateur
  • Accès complet aux vues SharePoint et capacité de recherche et de modification dans SharePoint à partir d'Outlook

Compatibilité avec Outlook et SharePoint

EverSuite for Outlook fonctionne avec les versions suivantes :

  • SharePoint Server 2010, SharePoint Foundation 2010
  • Outlook 2007, 2010
  • Windows 32, 64 bits

Habilitation et droits d’accès

EverSuite for Outlook suit les règles de sécurité de SharePoint. Seuls les utilisateurs habilités peuvent consulter ou modifier le contenu des bibliothèques.

  • Utilisation des informations d’authentification par défaut du Service d’Annuaires Active Directory pour l’ouverture d’une session
  • Respect de  toute autorisation de compte de base et des paramètres de sécurité de SharePoint
  • Prise en charge des flux sécurisés SSL (https://)