EverSuite Compliance - Fonctionnalités
Module "Archivage des documents papier"


Versement pour l’archivage des documents papier

  • Saisie des nouveaux versements via un bordereau web standardisé multi-niveaux (producteur, versant, archives).
  • Circuit de prise en charge du versement par le service des archives.
  • Contrôle des informations saisies lors du versement par le SI (vérification du code client…).
  • Gestion avancée des métadonnées grâce à la codification des emplacements  et des contenus.

Référentiel pour la gestion des archives physiques

  • Définition des typologies de document en fonction de son type, de son support et de son caractère juridique.
  • Pour chaque typologie, définition du délai légal de conservation, de validité et de communicabilité, et du lieu de stockage du document.

Stockage des archives papier et physiques

  • Modélisation des règles de gestion des archives afin d’optimiser l’espace de stockage (destruction si nécessaire).
  • Gestion graphique des espaces magasins multi-site pour une meilleure supervision du conditionnement des archives.
  • Externalisation du stockage chez un tiers archiveur dans le cas d’espace insuffisant.

Tri et élimination des archives papier

  • Destruction physique des boites, dossiers ou documents.
  • Libération des espaces magasins.

Recherche et restitution

  • Puissantes fonctions de recherche grâce aux métadonnées : recherche standard, avancée, experte (formulaires, opérateurs boléens, assistants) ou recherche en texte intégral.
  • Gestion centralisée/multi-site des demandes de communication.
  • Restitution des archives demandées au format papier ou électronique après numérisation.

Edition et statistiques

  • Edition de bordereaux spécifiques pour chacune des  actions métier : nouveau versement, communication, destructions d’archives…
  • Suivi des indicateurs clés : volumes archivés ou espaces occupés, statut des archives, nombre de nouveaux versements par service, documents communiqués…
  • Edition d’analyse chiffrée standard ou personnalisée.

Traçabilité et valeur probatoire des archives physiques

  • Traçabilité du document et des actions métier en temps réel : date de création ou versement, modification, validation, accès, communication, stockage…
  • Signature électronique des métadonnées et des documents.
  • Gestion des services versants dans le temps.
  • Gestion du transfert de responsabilité.

Import & export

  • Import de données brutes ou normalisées (XML, ASCII…) avec prise en compte du métier (validation, localisation, récolement) pour intégrer les informations en provenance d’un système tiers de gestion des archives ou disposer des données en mode déconnecté.
  • Export dans des formats technique (XML)  ou métier (Excel, pdf, html).

Habilitations

  • Gestion des habilitations multi niveaux permettant de définir des droits :
         - Pour chaque profil
         - Pour chaque service
         - Pour chaque archive.

Gestion des codes à barre

  • Codification des contenus et impression des codes à barre pour les boîtes d’archives correspondantes.
  • Le module ‘Terminal Pocket Archives’ permet de connaître le contenu de la boîte à partir d’un terminal mobile type PDA (douchette).

Combinaison de l’archivage physique et  de l’archivage électronique

Au-delà de l’archivage des documents papier, EverSuite Compliance  propose une solution intégrée pour la mise en œuvre de la politique générale d’archivage définie par votre entreprise. Elle permet de gérer dans une application unique et homogène, l’archivage physique et l’archivage électronique. Il est en effet possible d’archiver électroniquement un document tout en conservant une trace de son archivage physique. L’archivage électronique permet alors une consultation aisée du document alors que l’archivage physique permet de garder le caractère légal lié au document original.