Expert Opinion

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Integración entre el ERP y ECM para una mejor eficiencia organizacional

Durante mucho tiempo, ERP y ECM se han desarrollado de forma independiente como parte de Enterprise IT. En la actualidad, cada vez más empresas intentan lograr una integración rentable de ambas plataformas, manteniendo el carácter dinámico de sus sistemas de gobierno de la información, mientras evolucionan adecuadamente. Las recientes tecnologías centradas en negocios han puesto de manifiesto los beneficios y el ROI que cabe obtener mediante esta clase de integraciones.

Aquellas empresas que tienen interés en mejorar los costes operativos y el servicio al cliente son candidatas perfectas para la puesta en marcha de proyectos de integración de ERP y ECM. En un reciente sondeo realizado por la AIIM , el 68% de los encuestados afirmó que, en comparación con otros proyectos de integración en TIC, los proyectos de integración de ERP y ECM proporcionan un retorno de la inversión (ROI) mucho más significativo.

Generalmente, a la hora de considerar la integración entre ERP y ECM, existen tres áreas clave: La vinculación de documentos y datos transaccionales para alinear los procesos basados en documentos, tales como la gestión de facturas; la mejora del servicio al cliente, facilitando al cliente un sistema de visualización panorámico de 360° a través del contenido ERP, CRM y ECM y, finalmente, la optimización del acceso al conocimiento, a través de búsquedas mejoradas y funciones de portal.

Habitualmente, dichos esfuerzos de integración suelen estar ralentizados por diversos factores tecnológicos y de índole organizativa. Desde un punto de vista tecnológico, el mayor problema radica en el coste de la integración entre sistemas que originalmente no fueron diseñados para ello. Los problemas organizativos van desde la propiedad de la aplicación (habitualmente, los proyectos ERP y ECM suelen ser gestionados por distintos equipos) hasta la gestión de los metadatos para garantizar la consistencia y la vinculación permanente.

Las nuevas estrategias en integración de ERP y ECM han demostrado tener un porcentaje de éxito más elevado afrontando directamente esta clase de problemas a través de una integración más simple y menos intrusiva para la habilitación de contenido (como es el caso de las mash-ups o aplicaciones web híbridas, o de los REST APIs); así como ofreciendo una política de buenas prácticas en lo que respecta a formularios informatizados, centrados en procesos orientados a negocio, tales como facturas, recursos humanos o gestión de cuestiones legales. La clave del éxito de estas nuevas herramientas ECM es lograr que siempre sean simples y ágiles, teniendo muy presente los límites de las aplicaciones, evitando duplicar o reemplazar los procesos de negocios o los metadatos existentes. Asimismo, una gestión limpia de los metadatos y la vinculación abre la posibilidad de integrar varias aplicaciones trabajando con el mismo objeto, como puede ser el caso de las facturas, a las que cabe acceder desde muchas fuentes, incluyendo hojas de cálculo en aplicaciones de Office.

Considerar la integración de ERP y ECM por medio de estas nuevas estrategias aporta diversos beneficios: Las empresas tienen la capacidad de rentabilizar las inversiones existentes en ambas plataformas empresariales; los procesos de ERP son más eficaces ya que los usuarios tienen la capacidad de acceder al contenido no estructurado en contexto; se optimiza el servicio al cliente proporcionando al agente en cuestión una visión inmediata y completa de toda la información relacionada con un determinado cliente y, finalmente, el contenido del repositorio ECM es mejorado en gran medida mediante la captura consistente de documentos e información ERP relevante, permitiendo la puesta en práctica de un avanzado gobierno de la información y gestión de políticas.
Las tecnologías de habilitación de contenido permiten poner en marcha proyectos de integración ERP/ECM eficaces y rentables y, ciertamente, a corto o a medio plazo formará parte de las mayor parte de las estrategias de gobierno de la información y las hojas de ruta utilizados por el Director General de Sistemas de la empresa.